La gestione di una negoziazione di affari prevede la conoscenza della lingua utilizzata dal proprio interlocutore, sebbene a livello internazionale sia l’inglese quella prevalente, oltre che di tecnicismi specifici al settore/prodotto.
Ma ancora prima è bene se non fondamentale comprendere (nel senso ampio della parola) la cultura, gli usi e le abitudini della persona (cliente, partner, fornitore) che si ha di fronte, sicuramente diverse, a volte addirittura in contrasto, rispetto alle nostre. Se si desidera trasmettere al proprio interlocutore, soprattutto se di diversa nazionalità, un’immagine credibile, rispettosa e professionale, occorre “comunicare” correttamente, cercando di evitare incomprensioni e malintesi, certi di interpretare con chiarezza ciò che ci viene detto e di trasmettere altrettanto chiaramente quello che noi comunichiamo.
Ma non è sempre facile né scontato sapere cosa fare, cosa non dire e come comportarsi con un interlocutore straniero, a volte anche se si parla la stessa lingua. Può fare la differenza sotto il profilo umano e quindi opportuno dal punto di vista del business, essere consapevoli di ciò che stiamo comunicando anche solo attraverso un ’banale’ (ma solo per noi!) atteggiamento, quale uno starnuto, un cenno con la mano, un intercalare, che possono tradursi in una gaffe capace di pregiudicare la relazione e, di conseguenza, la trattativa in essere e il buon esito dell’affare.
Da qui all’Estremo Oriente: il caso Giappone
Prendendo come riferimento l’Estremo Oriente, vari sono gli aspetti culturali da non sottovalutare. Ad esempio il diverso ruolo attribuito al gruppo nelle trattative: in un briefing potremmo trovarci soli di fronte allo staff manageriale al completo, contrapposto all’individualismo tipico dei paesi latini. Va poi considerata l’importanza del protocollo, dell’etichetta e della forma, in termini di stile e atteggiamento, rispetto alla sostanza (starnutire o soffiarsi il naso in pubblico è considerato un atto di maleducazione).
In Giappone, in particolare, tradizioni e cultura hanno un peso rilevante nell’ambito del business, a partire dalla formalità nei contratti ma anche (e soprattutto) nei rapporti personali. Quindi meglio evitare il contatto fisico (tipico della cultura latina), come l’atto di stringere la mano, facendo piuttosto un inchino (in segno di saluto e rispetto), sempre nel rispetto dell’età (gli anziani sono considerati un patrimonio, testimoni di saggezza) e della posizione gerarchica. Inoltre, potrebbe essere interpretato come segno di sfida guardare con insistenza l’interlocutore dritto negli occhi, con lo sguardo fermo, contrariamente al valore di sicurezza attributo a tale atteggiamento da altre culture tra cui la nostra.
In un primo colloquio, l’obiettivo del nostro interlocutore giapponese non è concludere l’affare, bensì quello di familiarizzare, valutarci come persone e conoscerci meglio, poiché il rapporto che vuole instaurare sarà duraturo nel tempo, basato su rispetto e fiducia reciproci (mai tradire una promessa fatta ad un giapponese!). Lo scambio dei biglietti da visita è, notoriamente, un rito: dovrà essere porto con due mani, osservato con attenzione quindi riposto con cura.
Nelle trattative, la cui lentezza non è sinonimo di disinteresse o poca attitudine agli affari, piuttosto di un’estrema attenzione e diversa concezione del trascorrere del tempo, è utilizzato il cognome prima del nome. Non è consigliabile utilizzare un NO definitivo, né mostrarsi troppo entusiasti o contrariati per quanto si sta discutendo, meglio essere discreti e riservati nei commenti (tipiche qualità del giapponese).
Non dimenticare, infine, il forte senso di lealtà di questo popolo nei confronti del proprio paese, della propria cultura, delle proprie tradizioni e, non ultimo, della propria azienda.
Numeri e colori giapponesi
Passando ad aspetti più pratici, la suddivisione dei numeri in Giappone è ogni quattro cifre e non ogni tre come quella italiana. Per noi, ogni gruppo di tre cifre ha un nome, cioè mille, milione e miliardo, al contrario i numeri giapponesi hanno un nome ogni quattro zeri, per cui 10 mila è 1 man, 100 milioni è 1 oku, 1 milione corrisponde a 100 man, 1 miliardo a 10 oku.
Nonostante questa suddivisione, a complicare la vita degli esportatori italiani è il fatto che le cifre giapponesi sono separate dalla virgola ogni tre cifre, secondo le convenzioni internazionali, utilizzando il punto come separatore dai decimali (come il sistema anglosassone). Inoltre, l’arrotondamento in Giappone è diverso dal nostro; 1499 diventa 1000 mentre 1500 (e 1501) si arrotonda a 2000.
Queste differenze potrebbero comportare incomprensioni o complicazioni nella traduzione dei prezzi e nella gestione dei listini di vendita, quindi, pur parlando correttamente la lingua inglese, i problemi legati alla differenza del sistema numerico non sono automaticamente superati, per cui si consiglia di scrivere e accertare sempre le cifre.
Anche per quanto riguarda i colori esistono notevoli differenze, soprattutto se sono espressi nella lingua inglese.
Per i giapponesi il nostro blu è dark blue (cioè blu scuro), mentre il nostro azzurro è blu, un malinteso che può creare complicazioni ad esempio in fase di conferma di un ordine.
Va quindi considerato che la lingua del business, cioè l’inglese, non trova la stessa corrispondenza ed interpretazione nei diversi paesi, soprattutto in quelli per cultura, tradizioni e abitudini molto diversi tra loro, come negli esempi citati tra Italia e Giappone.
Poiché sono frequenti gli equivoci e i fraintendimenti, potrebbe essere consigliabile, almeno nelle prime fasi del rapporto commerciale e in particolare con interlocutori ‘distanti’ in termini di abitudini e tradizioni, affidarsi ad un esperto che possa colmare le differenze, non solo e non tanto linguistiche quanto quelle legate a fattori culturali e basate sulla tradizione, evitando o quantomeno riducendo in tal modo gaffe e incomprensioni.
Concludere affari, a volte, può essere una questione di feeling!
